En la era del documento digital, las empresas siguen acumulando papel. Contratos, facturas, informes, certificados, documentos notariales: la parte física no ha desaparecido, simplemente ha dejado de tener sistema.

El resultado es predecible: cuando se necesita un documento concreto, la búsqueda puede llevar horas. Y en algunos casos, el documento simplemente no aparece.

El coste real del mal archivo

El coste no es solo el tiempo de búsqueda. Es el coste de la incertidumbre: no saber si el documento está, si está actualizado, si hay duplicados o si el original existe físicamente. Esa incertidumbre genera un ruido de fondo que afecta a toda la operativa.

Un sistema de archivo que funciona

Un buen sistema de archivo físico tiene tres características: está organizado por criterio de recuperación (no de generación), tiene un volumen máximo definido y tiene un responsable claro de su mantenimiento. Sin esas tres cosas, cualquier reorganización es temporal.

]]>